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Assistant multitâches : entre un rêve et une illusion
Être multitâche se définit comme la capacité à faire simultanément plusieurs choses comme gérer plusieurs dossiers ou encore manager plusieurs personnes. L’assistant gère de nombreux aspects de l’activité : l’administratif, le financier, les ressources humaines, la gestion de projet. Véritable couteau suisse et multitâches : et si le trop impactait la productivité ?
Véritable phénomène de vouloir faire plusieurs choses à la fois comme répondre à un téléphone et rédiger un e-mail en même temps, être multitâche est une nouvelle banalité que chaque assistant réalise inconsciemment. Alors que la plupart d’entre nous se livrent à plusieurs activités en même temps en pensant gagner du temps, le fait est que le multitâche nous ralentit et impacte notre efficacité.
La gestion du temps est la même pour toutes les fonctions supports car il faut décider quelles tâches sont prioritaires ou importantes par rapport à d’autres. En télétravail ou au bureau, les assistants sont également interrompus par tout un tas de choses : notification, mail, appel, collègue… Toutes ces interruptions attirent l’attention sur d’autres tâches, il n’est pas évident de ne plus être multitâche.
Être ou ne pas être focus
Pendant que l’assistant gère tel fournisseur au téléphone et répond à un client par mail, l’esprit humain pense à d’autres choses de façon inconsciente. À ce rythme, l’assistant perd de sa capacité de concentration et le fait d’être distrait par le « trop de » impacte le quotidien et son travail. La performance voulue et recherchée par le fait de gérer plusieurs dossiers simultanément créé l’effet inverse et réduit la productivité.
La meilleure solution pour éviter d’être constamment multitâche est d’organiser sa liste de tâches en fonction de l’urgence et de l’importance. Être focus sur ses objectifs permet d’être uniquement sur les ambitions recherchées par le projet en cours.
Le stress s’ajoute à la situation
Pour imager nos propos, l’assistant multitâche est un jongleur professionnel. Nous avons montré plus haut que cette situation impacte négativement le collaborateur concerné.
Dans cet univers incertain, les managers ont développé l’habitude d’être multitâche car ils ont du mal à définir correctement leurs priorités. Ce comportement impacte directement les assistants notamment dans la gestion de projet complexe.
Le fait de jongler avec trop de dossiers / tâches / missions simultanément est simplement stressant en plus d’être complexe. Chercher à être opérationnel et parfait dans chaque tâche alors que la situation vous a seulement fait perdre votre concentration !
L’augmentation de la charge de travail, du nombre de dossiers, de collaborateurs, de fournisseurs, la multitude des missions et des objectifs entraînent une augmentation significative du stress, de la frustration de ne rien avoir terminé, des efforts et de la pression… Le multitâche est un leurre : il ne permet pas de terminer plusieurs tâches rapidement. Au contraire, il impacte négativement le travail et pénalise l’organisation.
Le multitâche ne permet pas aux assistants de se concentrer sur une tâche correctement. Le multitâche ralentit les tâches pourtant banales, fait oublier des notions maitrisées et est source d’erreur. Ces mêmes erreurs qui créent du stress et de l’anxiété.
Pour obtenir une baisse sensible du stress causé par le multitâche, l’assistant choisit d’effectuer tel dossier dans un temps voulu sans s’occuper des autres tâches, à part celles urgentes et importantes.
L’organisation avant toute mission
Pour conclure, être multitâche n’est pas une solution mais un problème !
Pour éviter de se perdre dans la diversification des opérations quotidiennes, il est primordial de planifier et d’éviter les sources de perturbation (ordinateur / téléphone). Se concentrer sur une chose à la fois en étant au bon endroit au bon moment fera économiser de l’énergie au cerveau et gagner du temps à votre organisation.
