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Les 6 compétences des Office Managers
En tant qu’Office Manager (OM), les compétences à déployer ne sont pas tout à fait les mêmes dans toutes les entreprises. En effet, le travail de l’OM est fortement impacté par la taille de l’entreprise pour laquelle il travaille. Ainsi, en fonction du nombre d’auxiliaires de bureau à superviser ou encore des types de logiciels à utiliser par votre employeur, les aptitudes à mobiliser peuvent être différentes. Cependant, certaines compétences importantes sont indispensable à quasiment tous les OM et ce quel que soit le type d’entreprise.
1. Compétences administratives
Comme nous l’avons expliqué dans l’article Qu’est-ce qu’un Office Manager ?, l’OM est responsable de l’exécution d’un bon nombre de tâches administratives. Parmi elles, nous pouvons mentionner toutes les tâches rattachés aux employés telles que l’embauche, la formation, la supervision et le licenciement. L’OM s’occupe également de la mise en place et du maintien des procédures établies par la direction et gère les systèmes administratifs de bureau.
2. Compétences analytiques
L’OM se doit de trouver des moyens d’améliorer ses performances ainsi que celles de son équipe. Le travail d’analyse est donc très important pour atteindre constamment cet objectif. L’OM doit donc identifier les inefficacités de fonctionnement présentent dans son équipe, traiter la source des problèmes afin de proposer les solutions les plus adaptées.
L’Office Manager doit en permanence se questionner sur le bon fonctionnement de son organisation, sur les pratiques et les processus mis en place pour mieux discerner les failles et les traiter.
3. Compétences en communication
L’OM est souvent la première personne à laquelle seront confrontés les visiteurs. Ainsi, il doit être capable d’agir en tant que réceptionniste et d’avoir un bon relationnel pour apporter les informations aux visiteurs, tout en effectuant les autres tâches de manière efficace.
Étant un pivot essentiel dans l’entreprise, il est souvent le principal point de contact entre les différents services et entre les personnes. Ainsi, il doit s’assurer de la bonne transmission des informations et de la délégation des tâches tout en maintenant un climat agréable. Il peut aussi être amené à gérer les conflits, ce qui nécessite d’autant plus les compétences relationnelles.
En somme, l’OM doit être capable de communiquer sous toutes les formes, que cela soit par écrit ou à l’oral, tout en restant clair, efficace, professionnel et courtois.
4. Compétences en digital
Selon les entreprises, l’OM peut être amené à utiliser différents logiciels. Ainsi, il est important qu’il possède un large panel de compétences dans le domaine informatique. Généralement, la saisie de données, des feuilles de calcul et d’autres tâches informatiques sont impliquées.
La maitrise de la culture digital, environnement start-up & web est très recherchée car de nombreuses organisations sont désormais agiles.
5. Compétences financières
Les responsabilités de l’OM peuvent être en rapport avec la comptabilité, la gestion ou encore la facturation. Etant en effet en charge de l’approvisionnement du mobilier de bureau et de la papeterie, la budgétisation entre dans son activité. De plus, en tant que superviseur d’une équipe de salarié, il peut gérer les salaires et les entrées de paies de son effectif.
6. Compétences en leadership
Dans une entreprise, le rôle du manager est de superviser, de motiver et de coordonner le travail de son équipe. Cela constitue parfaitement l’une des compétences requise pour être en bon OM. Il doit être capable de définir une norme de travail pour chaque personne de son équipe, tout en étant à l’écoute de ces derniers.
Il doit certes diriger et fédérer mais également aider les assistants à progresser dans leur carrière.
In fine, ce sont les diverses compétences que possède l’OM qui vont l’aider à bien faire son travail. Il doit donc être une personne flexible, travaillant avec souplesse, tout en faisant attention aux détails. L’OM est véritablement un acteur multitâches au sein de l’entreprise, d’où l’importance de son rôle.
