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Atelier professionnel sur la Gestion de Projet en Communication
L’ESAGE a eu le plaisir de recevoir Diane BAKENA pour un un atelier professionnel autour de la Gestion de Projet et de la communication.
Nous faisons régulièrement intervenir des professionnels du métier à nos candidats, pour mettre en avant leurs motivations et leurs envies de réussir cet objectif commun.
Le 11 Février 2019, l’ESAGE, l’École des Assistants à Paris a organisé la venue de Diane BAKENA en invitant Diane BAKENA, attachée de direction au sein du Cabinet Bredin Prat.
Après une carrière comme chef de cabinet ou chargée de mission auprès de la FNADEPA, Fédération nationale des directeurs d’établissements pour personnes âgées, elle rejoint en 2015 l’un des plus prestigieux cabinets d’affaires parisiens.
Dans le cadre des ses missions au sein du cabinet, Diane BAKENA s’occupe de l’organisation d’évènements à l’international, de plannification et de gestion du staff qu’elle accompagne. Capable de collecter et d’analyser d’importantes informations rapidement, cette efficacité facilite la prise de décision urgente.
Les compétences en gestion administrative dans un environnement complexe sont un atout indisociable à une approche bienveillante et à une disponibilité.
ÊTRE A L’ÉCOUTE
Parmi les qualités souvent attendues d’un(e) assistant(e) : savoir être à l’écoute. Mais qu’entend-on réellement par là ? Comment être « bien » à l’écoute ?
L’article de Joseph Folkman « Ce que font vraiment les gens à l’écoute », spécialiste du développement du leadership, nous apporte quelques éclairages. Pour bien écouter, il ne suffit pas de laisser parler son interlocuteur sans rien dire, ou être capable de répéter mot pour mot ce qu’il a dit. C’est bien au-delà de cela. Il faut être capable de créer un environnement sécurisé et sécurisant au sein duquel votre interlocuteur peut discuter ouvertement et librement. Le but n’est pas de chercher à gagner la discussion mais de créer une « expérience positive » pour celui qui parle.
L’écoute doit permettre à celui qui parle de trouver en face de lui une sorte de trempoline donnant « de l’énergie, de l’accélération, de la hauteur et de l’amplification » : une écoute attentive (active ?) en somme.
Pour aller plus loin, Christine Riordan, doyenne de l’université du Kentucky, nous livre les 3 clés de l’écoute empathique :
- Recevoir le message avec ses cinq sens,
- Traiter le message en gardant en mémoire les points importants,
- Répondre au message pour encourager la poursuite de la communication.
Être à l’écoute du/de la dirigeant(e), c’est aussi créer le climat de confiance dans lequel va s’inscrire votre partenariat privilégié dans la durée.
MISER SUR LES SOFT SKILLS POUR FAIRE LA DIFFÉRENCE
Les soft skills sont un ensemble de compétences non techniques souvent difficiles à mesurer et qui relèvent plus du comportement, de l’attitude, la façon d’agir. Parmi les 10 top skills à détenir en 2020 selon un rapport (Future of Jobs) du World Economic Forum, on dénombre une majorité de soft skills. Par ailleurs, une étude de Linkedin « Global Talent Trends 2019 » liste les top 5 soft skills recherchés par les entreprises et qu’elles ont du mal à trouver.
Dans un contexte de marché du travail où on nous prédit le remplacement des assistant(e)s par des logiciels d’intelligence artificielle, tels que Alexa, Siri et autres ; seuls les soft skills permettront de faire la différence, de se démarquer et surtout de se rendre inestimable (encore mieux que d’être indispensable!).
À côté des 5 top soft skills listées dans l’étude de LinkedIn : créativité, persuasion, collaboration, adaptabilité, gestion du temps; j’ajouterais volontiers les trois suivants plus spécifiques au rôle de l’assistant(e) : intelligence des situations, écoute empathique et la capacité à faire vivre à son dirigeant une expérience client.
- Intelligence des situations. C’est la capacité à comprendre les contextes et les individus de manière à agir en connaissance de cause de façon à ce que tout échange soit profitable et produise de la réussite. Il faut pour cela avoir une bonne appréciation des personnes, de leurs attentes, des éléments blocants/facilitants, les logiques d’action visibles/invisibles ainsi que les enjeux et les risques.
- L’écoute empathique. C’est la capacité de créer un contexte sécurisé et sécurisant au sein duquel celui qui parle se sent libre d’exprimer ses problèmes. L’écoute empathique met en action trois leviers : recevoir le message avec ses cinq sens, traiter le message en gardant en mémoire les points importants, répondre au message pour encourager la poursuite de la communication.
- L’expérience client. Il s’agit de traiter votre dirigeant comme un client dont on doit satisfaire les besoins et les attentes, en somme votre partenariat privilégié doit lui faire vivre une expérience client. A l’instar de l’expérience qu’il/elle vit lorsqu’il/elle est membre d’un club privilégié ou avec le service de conciergerie d’une célèbre marque de carte bancaire.
